内容/文件/项目管理系统 - 哪个适合我的需求？

Question

所以我刚开始在这家非营利性公司实习，这很酷。我的第一个任务是找到一种适合公司及其用户的程序。我和一些团队成员刚刚总结了我认为所需功能的良好列表。在我开始工作之前，我从未听说过内容/文档/知识/项目管理系统。所以我对许多其他程序做了一些研究，我把它缩小到Joomla，activeCollab，Basecamp，sharepoint等等。哪个程序最适合我的需求？它不一定是我刚刚写的列表，这些只是我开始搜索时首先弹出的程序。

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必须具备的能力

检索 关键词搜索 高级搜索：标记和标记的能力按不同类别搜索文档，例如，文件类型（例如PDF，Word等），服务线（例如，筹款，策略等），文档类型（例如，可交付物，数据集等） 文档内搜索

分类 简单导航即可浏览所有内容 易于设置和修改用于浏览内容的树/层次结构

工作室 为每个团队提供一个单独的工作室来发布他们自己的文档 易于从团队工作室导航到Toolkits（如果团队工作室位于工具包所在的同一系统中，则最好）

版本控制 能够查看哪个是最新文件

安全 密码保护 分层安全性，即某些用户的某些权限（创建工作室，更改导航树，更改工具包，查看/发布团队文件等）

多年支持 易于“存档”旧的工作室或文件，以便导航不会随着时间的推移变得混乱

跨工作组分享 高级用户访问多个团队工作室的能力 能够将文档从一个组发送到另一个组 - 或者发送到工具箱（通过简单标记或简单的“提交”功能）

上传 能够将文件上传到工作室 能够提交新文件以考虑工具包（不是当前在任何工作室中的文件）

  

可选功能

信息 选择上传文件或更改现有文件的通知

版本控制 能够查看谁签出了文件

外部访问 客户访问某些文档

在我们的网站内 用户可以从我们的网站访问 看起来它就在我们的网站上

协作工具 团队日历 博客/论坛 即时聊天 WebEx /远程演示（用于虚拟团队会议）

评分 1-5星级文档评级（由用户社区） 搜索＆amp;按评级对文档进行排序（最佳文档首先显示在搜索结果中）

同时编辑 多人可以同时编辑同一文档

工作流 能够标记要由其他用户审阅的文件（能够“升级”文件以供其他人审阅） 在为用户标记文件时发送消息提醒

Answer 1

上面提到的大多数功能都可以免费使用Plone，这是一个在Zope上运行的应用程序。实际上，我为一个具有上述许多功能的非教授构建并部署了Plone实例。它们的功能可能没有相同的名称，但是您可以获得许多相同的功能。

以下是我的用户真正喜欢Plone的内容：

• 能够索引MS Office文档的内容，以便人们可以根据属性和标签/关键字之外的内容搜索文档。
• 可用性。 Plone的默认主题并不是你见过的最闪亮的东西，但它的可用性非常好。
• 更改系统和添加新网站或功能是多么容易。

以下是我对Plone的喜爱：

• 零许可费用。我能够实现通常只在非常昂贵的系统中免费提供的功能。我知道这些类型的成本，因为我管理FileNet系统
• 安装，升级和管理非常简单。如果您不是专业的系统管理员，请将这个“专业人士”带上一粒盐：）
• 总的来说，这很容易合作。

这是我的缺点：

• 如果您需要在公共互联网上访问该网站，那么您的托管成本可能高于预期。建立一个香草Joomla网站绝对比建立一个香草Plone网站更便宜。请注意，您听起来需要的不仅仅是一个香草内容管理系统，因此它们可能与托管成本没有区别。
• Plone基于Zope构建，Zope是应用程序服务器。它易于设置和使用，但它与许多其他Web和应用程序服务器的工作方式略有不同。如果您习惯于管理LAMP堆栈，那么这将是不同的（但不一定是坏的）。

所有现代内容管理系统都有一个最终的结论：不要给你的用户足够的绳索来挂起自己。当维基和博客需要2分钟到网站时，用户希望您一直添加新网站。每个新站点都会为您的板块添加大量管理工作，因此请尝试从您添加的每个站点获得尽可能多的功能。

希望有所帮助！

Tom Purl

Answer 2

的Basecamp。即使它没有你认为你需要的所有功能，它也能达到预期的效果（37Signals喜欢咆哮太多功能，你不需要它（YAGNI）等）。

Joomla很痛苦。 Activecollab是一个基础营地的可怜的克隆（除非它在一年左右的时间里发生了巨大的变化，因为我试图用它来支付基础营地的费用）。