为SharePoint文件库创建电子邮件警报工作流

Question

由于SharePoint权限在我们的系统中的更新方式，我无法在SharePoint上使用警报功能。如果可以的话，我会改变它，但我必须完全重做SharePoint设置。

关于我的问题。

用户希望我创建一个工作流，以便在SharePoint上上载或更改文档时发送电子邮件警报。我已经找到了可以做到这一点的东西，但到目前为止我没有运气。我将不胜感激任何帮助。

我正在尝试在SharePoint 2010网站中为SharePoint 2010网站创建此工作流程。

更新：

我发现无效的库有子文件夹或在版本控制设置中激活了创建主要版本。我不确定为什么这会打破电子邮件提醒，但任何建议都会受到赞赏。

更新2：

现在唯一有问题的库是在版本控制设置中激活了创建主要版本的库。

我发现带有子文件夹的库有效，但我正在测试的三个原始库中有2个没有文件夹，另一个没有，所以我认为这可能是一个问题。我错了，所以已经取消了这个选项。

Answer 1

在Sharepoint Designer中，选择要将工作流添加到的库。

1. 点击＆＃34;列出工作表＆＃34;在功能区上

2. 为您的工作流程提供名称，并提供可选的说明

3. 在工作流程设计器中设置工作流程：

   一个。添加操作＆＃34;发送电子邮件＆＃34;

   湾指定您可以使用Lookups搜索与您上传或修改的项目相关的值的电子邮件参数。例如，您可以在字段中选择Sharepoint Group，甚至是创建当前项目的用户

   ℃。在正文字段中，您可以通过单击添加或更改查找

   来插入文档名称，标题等值

   d。根据需要添加更多操作

4. 单击功能区中的工作流程设置

5. Untick允许手动启动此工作流程，并在创建时启用并更改。

6. 单击功能区中的保存按钮

以保存工作流程

7. 点击功能区

中的发布按钮发布工作流程

现在应该为该库激活工作流程。

Answer 2

根据我的经验，无论文档是否进入子文件夹或是否打开了版本控制，我都没有遇到工作流无法正常工作的问题。我会检查以确保如果启用了版本控制，请检查内容审批，草稿项安全性和要求签出设置以查看是否可能导致问题。此外，请检查工作流活动报告，因为它可能会提供失败的原因。您可能还需要检查并查看工作流是否设置为在特定内容类型上运行。最后，我会尝试找到任何文档，说明创建权限工作流的前一个人为什么要确定它被删除时会产生的影响，因为它似乎更像是一种阻碍而不是有用。

Answer 3

想到我会分享我发现的东西。

我遇到了同样的问题，因为在上传文档时不会发出警报。我最终做了以下工作，到目前为止似乎有效。

1. 上传文档时，有1个必填字段（我的是部门），此必填字段确保工作流程在完成之前无法启动
2. 我的Sp
中设置了以下条件

如果当前项目：内容类型ID等于文档（我从这里得到了这个，我很抱歉，我忘记了谁）

和

当前项目：部门等于人力资源（或任何您想要的）

电子邮件：用户

我注意到，当我上传文档时，工作流程显示已完成，但是您没有放入参数来启动警报，并且它说“此文档不需要被发送，因为它不是人力资源文件。“

您也可以通过上传文档然后编辑参数来完成这项工作。如果在更新文档时将工作流设置设置为启动，则还将触发警报。