促进无纸化环境的最佳方式是什么？

Question

我在现代办公室遇到的一个问题是人们仍然倾向于创建数字媒体的物理副本（例如程序手册和规范）。我知道，对于某些人来说，创建一个物理副本是谨慎的，但许多这些物理副本大部分未被使用，它们只是坐在架子上，可能有一天会被翻转以查找单个信息。这不仅浪费纸张，而且还浪费空间和打印并整理所有这些打印文档所需的时间。它还需要更多时间来使用，因为这些项目无法像数字副本一样被索引和搜索。

在工作场所推广无纸化环境有哪些好方法？我的公司已经实施了一家公司Wiki。到目前为止，它似乎对我们使用纸张产生了影响，但有些人仍然认为它太麻烦了。

Answer 1

当然，这对所有人都不起作用，但我最近在一家没有打印机和没有复印机的小型网络开发公司（25名员工以下）工作了一年。只有主人在他上锁的办公室里有一台小打印机。由于他们从未有过任何打印机或复印机，他们的工作模式已演变为不使用纸张。

这让我很震惊，因为我传统上使用大量纸张。我用它来部分控制我自己的工作流程 - 如果需要完成，我的桌面上有一张纸（电子邮件，Word文档，打印出的bug跟踪器任务）。我会在文档中记录完成任务所需的步骤。

当然，我们使用了错误跟踪/更改控制系统。所以，我的网络编码的所有待办事项都在那个系统中。

我学会了更好地整理电子邮件，并在Windows中拥有良好的文件夹结构。具有讽刺意味的是，我更加细致地删除了不必要的电子文件。我只保留了有用的东西。我的电子邮件收件箱始终为空，因为所有内容都被迅速移动到文件夹中。

每个人的桌子都很干净，我们没有文件抽屉。我们所有人都至少有两个监视器。

Answer 2

以电子方式分发文档（例如Sharepoint）并向人们收取打印内容的费用。确保人们拥有漂亮的大屏幕，这样他们就可以轻松地在屏幕和液晶显示屏上阅读文字，因此刷新率不会伤害他们的眼睛。

Answer 3

摆脱打印机。

严重。

我意识到这是不现实的。我试图帮助我妻子的商店无纸化，而且只有4名员工，但因为打印机仍在那里，他们就是不会这样做。它帮助我在所有工作站上设置默认打印机，使用PDF编写器打印驱动程序打印到Windows共享，因此解决了一些问题（我们办公室里有几箱日常销售报告，幸运的是不再生成）。

我的公司将笔记本电脑带到我们的星期一状态会议，然后打印了所分发的议程副本（我们都有一份电子邮件副本）。你真的不能赢。

Answer 4

正如其他人所说，你可能不会获胜，但如果你的一般倾向是绿色，可以在朋友的博客上找到提示和技巧：

Green User Group

Answer 5

别。

我发现手册或编程参考更有用，因为我可以将它放在我旁边的桌面上，而不是在Eclipse和我立即打开的所有其他内容之间来回切换。此外，我喜欢能够在所有地方发布帖子，强调重要的段落等。失去grep文档的能力确实不是问题。如果这是我熟悉的参考文献，那么找到我需要的文章就不会有任何问题，然后它会轻松地放在我的办公桌上，我只是瞥一眼而不是在屏幕上移动窗户。

如果出于某种原因，这是您真正需要做的事情，请摆脱打印机并为开发人员分别提供两个或三个大型LCD。我认为更好的选择是将打印机设置为自动双面打印，并在复印室中提供梳理装订器。这将鼓励人们将打印输出视为“书籍”，而不是一堆纸，最终会在某些时候被抛弃。它不是在完成后丢弃数据包，而是放在他们的书架上，当他们意识到他们仍然需要它时，他们会再把它拉出来，而不是打印另一个副本。

如果您非常担心“绿色”，请购买再生纸，并拥有比垃圾桶更多的回收箱。让它更容易回收而不是扔掉。

Answer 6

去买一个非常好的文档扫描仪。你将总是有一些传入的纸张，如果你可以轻松地将它们转换为数字，它将有很大帮助。我推荐使用Fujitsu ScanSnap 510。

并确保你有非常好的备份：）

Answer 7

这一切都取决于个人喜好。有些人喜欢在电脑屏幕上阅读。但有些人可能不喜欢屏幕。他们倾向于从所有可能的东西中取出印刷品。

IMO可以促进双面打印的使用。在同一张A4纸上打印多页。这应该将浪费减少到一定的限度。

否则，我知道一家公司发布每周工作区打印量最多的人员名单。这肯定会使一些为了打印而打印出来的人望而却步。

Answer 8

仅仅因为你不想使用纸张并不意味着其他人都能以这种方式有效地工作。我们中的一些人发现屏幕有时难以阅读。我最近去世的男朋友读不到小于800X600的分辨率。这意味着你在屏幕上一次看不到多少。

就个人而言，如果我试图找到一个类似缺失的结尾应该放在长存储过程中的东西，我发现通过打印整个东西并以这种方式查看它可以更快地看到它。另外，我发现在纸上做笔记比在电子文档上做笔记更方便。

另外，我读得非常快，我可以在纸上阅读文档的速度比在屏幕上快3-4倍（部分因为我不必停下来滚动）。是的，我有一个足够大的显示器，可以一次看到整个页面，但是对于我的双焦点，当类型很小时，我实际上无法读取它。当大型文件的纸张更快时，为什么我会浪费时间在屏幕上阅读？如果我需要在阅读时在页面之间来回引用，那么翻页到页面比以电子方式搜索它要快得多。

请记住，并非每个人都拥有大型显示器或许多开发人员拥有的双显示器。因此，他们一次在屏幕上看不到多少，并且当他们需要在阅读时来回传阅时，无法看到两页文件被同时拉出。

基本上我所说的是，无纸化办公室对许多人来说效率较低，这就是为什么他们不是很受欢迎。

Answer 9

火。

（抱歉无法抗拒）

Answer 10

摆脱打印机和复印机将迫使每个人无纸化，但我不认为这是一个理想的解决方案。我建议改为建立一个好的回收计划。纸很容易回收。今天大多数论文都来自托管森林。对环境的影响微乎其微。还可以获得一些优秀的扫描仪，OCR软件，并设置具有足够存储空间的服务器作为虚拟文件柜。

Answer 11

我喜欢纸张，我认为这是阅读的最佳表面。在我看来，你不应该禁止印刷 - 或强迫办公室无纸化。

相反，也许你可以鼓励重用。一旦文档被打印并阅读 - 将其分发给可能也需要它的同事。 “循环信封”（因为缺少更好的名字）是许多传统办公环境的特色，在这方面相当不错。

同时打印双面。

Answer 12

首先，每个人都需要使用LCD，因为它更易于阅读。

其次，告诉每个人他们可以得到第二台液晶显示器，只要他们承诺不打印他们可以在液晶显示器上读取的东西。

还简要介绍如何有效使用两台显示器。 （主要是一个用于主要工作，一个用于阅读）